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L'audit des process RH
Pourquoi faire un audit des process RH au sein de ma TPE/PME?
L’audit des process RH
Dans le cadre de la gestion des ressources humaines, Agil-Solutions propose des audits des process RH pour améliorer l’efficacité et la performance des entreprises. Véritable outil de gestion au service de la stratégie d’entreprise, cet audit est un examen approfondi de l’organisation. Il permet aux dirigeants des PME-PMI d’optimiser le fonctionnement de leur entreprise afin d’atteindre leurs objectifs de croissance.
Qu’est-ce qu’un audit des process RH ?
Un audit de process RH est une évaluation approfondie des processus pour savoir comment se réalise chaque tâche au sein d’une entreprise. Souvent, Agil-Solutions constate que, si les fiches de poste sont plutôt bien rédigées, la connaissance des process est empirique et rarement consignée par écrit. L’enjeu pour l’entreprise est de posséder un rapport d’audit détaillé de toutes les tâches effectuées par ses collaborateurs afin d’optimiser son fonctionnement et améliorer ses performances.
Quelle est la différence entre une fiche de poste et un process ?
Une fiche de poste est relative à un contrat de travail. On y détermine les grandes missions d’un collaborateur. Ce document décrit, en particulier :
- la position dans l’organigramme
- les relations avec les autres postes
- l’environnement et les conditions de travail
- les responsabilités
- les compétences
- la description de missions et activités
- …
La rédaction d’une fiche de poste est nécessaire dans le cadre d’un recrutement et de la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC). Elle facilite l’identification du candidat idéal pour occuper le poste. En revanche, elle ne permet pas de savoir comment le collaborateur exécute les tâches liées à son poste, c’est-à-dire le process.
Le process explique comment faire une tâche et les outils employés pour la réaliser. Rédiger un process permet de travailler de manière fluide et cohérente, mais aussi de garantir la transmission des informations au sein des équipes. Tout comme la fiche de poste, c’est un outil important pour une gestion efficace des ressources humaines d’une entreprise.
Comment se déroule l’audit des process ?
Pour mener un audit des process RH efficace, Agil-Solutions définit en amont avec le dirigeant les objectifs de l’audit et les problématiques à résoudre. Durant l’audit, nous observons en direct les processus employés par les collaborateurs, menons des entretiens pour analyser leurs pratiques et examinons les documents.
À l’issue de cet audit, Agil-Solutions remet un rapport complet listant les bonnes pratiques et nos recommandations pour améliorer les process. Notre objectif est que vous ayez entre les mains un plan d’actions opérationnelles pour :
- aligner vos process avec vos objectifs de croissance
- renforcer l’engagement de vos collaborateurs
- identifier les compétences clés pour chaque poste
- assurer la continuité d’un service et la pérennité de l’activité
A retenir : L’audit des process RH est une évaluation approfondie des processus RH . En réalisant une photographie des processus RH de l’entreprise, il permet de mettre en exergue les points les bonnes pratiques et les améliorations à mettre en oeuvre.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Quand faire un audit des processus RH ?
L’audit des processus RH intervient généralement après un audit social et organisationnel dans lequel est ressortie une absence de cartographie des compétences ou de process écrit pour chaque métier.
Néanmoins, selon Agil-Solutions, une entreprise peut à tout moment commander un audit des process RH, en particulier lors de :
- la restructuration de l’entreprise
- l’évolution des obligations légales relative aux ressources humaines
- la mise en place d’une démarche d’amélioration de la satisfaction des collaborateurs
- l’évaluation de l’efficacité des processus
- l’intégration d’un nouvel outil métier, ST, SIRH…
Quoi qu’il en soit, il ne faut pas attendre que des collaborateurs soient sur le départ pour prendre le temps de rédiger les process. L’audit des process s’inscrit aussi dans un plan continu d’amélioration du fonctionnement de l’entreprise. Auditer régulièrement les processus permet de s’assurer qu’ils sont toujours :
- conformes avec les objectifs de l’entreprise
- adaptés aux évolutions technologiques du secteur
- respectueux du capital humain
- …
A retenir :L’audit des process RH s’inscrit dans un plan continu d’amélioration du fonctionnement de l’entreprise. Il peut être mis en place à tout moment de la vie de votre TPE/PME.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Toutes les entreprises ont-elles besoin d’un audit de process ?
Pour Agil-Solutions, toutes les entreprises, peu importe leur taille, leur statut juridique et la nature des activités, ont tout intérêt à réaliser un audit des process en vue de leur croissance et de leur pérennisation.
Confier l’audit à un cabinet de conseil RH leur permet de :
- avoir un regard externe sur le fonctionnement de leur organisation
- identifier les potentiels risques liées à la réalisation des tâches
- corriger avant que les problèmes ne surviennent
- optimiser la réalisation des tâches et l’utilisation des outils
Même s’il n’existe aucune obligation légale pour procéder au diagnostic de ses processus, il est vivement conseillé d’en réaliser régulièrement. Cette démarche d’analyse et d’évaluation témoigne d’une volonté d’amélioration continue des pratiques de l’organisation. Elle participe aussi à la bonne gestion des ressources humaines.
A retenir : L’audit de process RH ne répond à aucune obligation légale mais cette démarche d’analyse témoigne d’une volonté d’amélioration continue des pratiques de l’entreprise.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Pourquoi faire un audit des process ?
Selon Agil-Solutions, un audit des process RH présente donc de nombreux avantages pour les entreprises et leurs dirigeants de PME-PMI. Grâce à ce rapport, ils ont entre les mains un état des lieux précis et opérationnel :
- du fonctionnement de leur entreprise
- de la réalisation de chacune des tâches par les collaborateurs
- de la présence possible de doublons
- de l’efficacité des process utilisés
- de la perte de temps sur la gestion d’une tâche
L’audit des process est aussi un outil de pilotage pour les dirigeants et les directeurs des ressources humaines (DRH). Ils peuvent ainsi mettre en place des plans d’actions concrets, comme :
- élaborer un plan de formation
- développer les compétences
- améliorer le management rh et la gestion du personnel
- identifier les manques de ressources humaines dans des services
- anticiper les évolutions à venir
- structurer le fonctionnement des services
Réaliser un audit des process garantit à l’entreprise d’avoir par écrit l’ensemble des procédures rédigées pour assurer la continuité de l’information en toute circonstance.
A retenir : L’audit des process RH établit un état des lieux précis et opérationnel. C’est un outil de pilotage pour les dirigeants et les directeurs des ressources humaines.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Pourquoi faire appel à un cabinet d’audit externe ?
Au moment de réaliser un audit des process, le dirigeant d’entreprise a deux options :
- effectuer l’audit en interne
- le confier à un cabinet de conseil en ressources humaines
Généralement, la seconde option est recommandée. Extérieur aux enjeux de l’entreprise, ce cabinet de conseil RH indépendant dispose des compétences requises et, surtout, garantit la neutralité et la transparence de son évaluation. De plus, sa vision externe aide l’entreprise à prendre le recul nécessaire sur ses pratiques grâce à ses préconisations et à concevoir des plans d’action pour les corriger.
Chez Agil-Solutions, nous accompagnons les dirigeants de TPE-PME pour améliorer le bien-être des collaborateurs et valoriser leur capital humain. Notre vocation est de réaliser des audits de qualité pour assurer la pérennité sociale et professionnelle de nos clients. Structure à taille humaine, nous mettons notre expertise au service des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.
A retenir : Pour mettre en place un audit des process RH, le recours à un cabinet externe est recommandé. Celui-ci garantit la neutralité et la transparence de l’évaluation.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
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- Stratégie RH d’entreprise - Projection des ressources humaines
Stratégie RH d’entreprise - Projection des ressources humaines.
Quelle importance à travailler sur la projection des ressources humaines dans une TPE/PME?
La projection des ressources humaines à court, moyen et long terme est un élément important de la stratégie RH d’une entreprise. Cette planification se fait en fonction de son plan de développement, de sa croissance et de ses objectifs. Intégrer les ressources humaines dans la stratégie globale améliore les performances de l’entreprise, la satisfaction des collaborateurs et le recrutement des futurs talents.
Atteindre ses objectifs de développement avec les ressources humaines
Pour faire face aux défis du marché, de la concurrence et aux opportunités de croissance, l’entreprise doit réfléchir à sa stratégie ressources humaines pour définir ses besoins.
Avoir une vision pour son entreprise
- Avant de concevoir une stratégie RH d’entreprise, Agil-Solutions part de la vision du dirigeant. Comment rêve-t-il son entreprise dans un 1 an, dans 3 ans, dans 5 ans ? Cette vision permet de réfléchir, ensuite, aux moyens à déployer pour atteindre ces objectifs :
- gestion des produits
- gestion des finances
- gestion des systèmes d’information
- gestion du personnel
Agil-Solutions intervient sur le capital humain pour mettre en place la stratégie d’entreprise de ses clients et assurer le développement des ressources humaines et, donc, de l’entreprise sur le long terme.
Prendre en compte l’humain dans sa stratégie d’entreprise
La stratégie d’entreprise est le résultat d’une analyse du marché, de la concurrence et de l’entreprise elle-même. Chaque service, chaque collaborateur sont des acteurs de cette stratégie.
Ainsi, au-delà des aspects financiers et commerciaux, la stratégie globale d’entreprise intègre les ressources humaines et la GPEC (la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences).
L’enjeu est de s’assurer que l’entreprise dispose des ressources humaines nécessaires pour atteindre ses objectifs, voire de réfléchir des processus de recrutement pour les attirer vers elle.
Intégrer l’humain au coeur de sa stratégie d’entreprise présente donc de nombreux avantages :
- améliorer les performances financières et commerciales de l’entreprise
- augmenter la satisfaction des employés qui sont les premiers ambassadeurs de leur entreprise
- développer sa marque employeur pour se démarquer de la concurrence
- fidéliser les salariés
A retenir : La stratégie d’entreprise est le résultat d’une analyse du marché, de la concurrence et de l’entreprise elle-même. Chaque service, chaque collaborateur sont des acteurs de cette stratégie.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Atteindre ses objectifs de croissance avec la projection des ressources humaines
La projection des ressources humaines fait partie intégrante de la stratégie d’entreprise. En effet, pour atteindre ses objectifs de développement, l’entreprise doit être en mesure de prévoir ses besoins en ressources humaines en réalisant une analyse :
- des tendances du marché
- des besoins en compétences
- de ses objectifs de croissance
La projection des ressources humaines permet donc d’anticiper les actions à mener au sein de son entreprise pour :
- maintenir un haut de niveau de compétences de ses collaborateurs
- concevoir des plans de formation professionnelle
- gérer les départs en retraite et les carrières
- gérer les effectifs
- anticiper le manque de ressources humaines
- prévoir les recrutements futurs
- impliquer les salariés dans le développement de l’entreprise
Avoir une vision globale de ses RH permet à l’entreprise de piloter ses ressources et de déployer une stratégie pour recruter et fidéliser ses futurs talents. Cela fait partie du management stratégique de l’entreprise.
A retenir : La projection des ressources humaines permet d’anticiper les actions à mener au sein de son entreprise.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Réussir une stratégie RH pour recruter les meilleurs talents
Pour Agil-Solutions, le recrutement des meilleurs talents est essentiel pour l’entreprise et sa croissance. D’ailleurs, réussir une embauche est l’une des principales préoccupations des dirigeants et de la direction des ressources humaines (DRH). Aujourd’hui, les recruteurs adoptent des approches innovantes issues du marketing pour aller à la rencontre de ses futurs candidats.
A retenir : La stratégie RH est un outil pour recruter les meilleurs talents.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Créer sa marque employeur
Développer sa marque employeur forte est un atout stratégique pour l’entreprise pour :
- améliorer l’engagement des salariés
- lutter contre le turnover et les absences
- trouver les meilleurs talents
- améliorer la qualité de vie au travail et le climat social
En fait, toute entreprise a sa marque employeur. L’objectif n’est donc pas de créer de toute pièce une marque employeur, mais de développer, améliorer et/ou corriger ce qui existe déjà. L’un des mots pour qualifier cette démarche est “cohérence” : ce qui se dit à l’extérieur est véritablement ce qui se vit à l’intérieur !
La marque employeur n’est pas qu’une démarche de marketing RH ou une simple action de communication. Elle est surtout l’incarnation humaine des ambitions stratégiques de l’entreprise : elle s’inscrit dans la vision globale de l’entreprise et dans la conduite du changement. Elle s’exprime donc dans la communication interne et externe.
A retenir : La marque employeur est l’incarnation humaine des ambitions stratégiques de l’entreprise.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Fidéliser ses salariés
La fidélisation des collaborateurs ainsi que leur ancienneté sont des indicateurs forts en termes de marque employeur. En effet, il ne suffit pas de recruter les meilleurs : il faut aussi les garder. Pour une entreprise, le recrutement coûte cher et un recrutement manqué coûte encore plus cher !
De plus, un collaborateur fidélisé est un ambassadeur de l’entreprise : il est le signe d’une entreprise dans laquelle il fait « bon vivre » sur différents aspects :
- qualité de vie
- équilibre entre vie privée et vie professionnelle
- rémunération
- reconnaissance
- management participatif…
A retenir : Il ne suffit pas de recruter les meilleurs salariés, il faut aussi savoir les garder! La fidélisation des collaborateurs est un indicateur fort de la marque employeur.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Développer la visibilité de l’entreprise
Face à un marché de l’emploi ultra concurrentiel et des candidats en quête de sens au travail, le marketing RH fait partie maintenant intégrante d’une stratégie de ressources humaines pour :
- promouvoir l’entreprise
- attirer les meilleurs talents
- réussir son recrutement
Les chargés de recrutement doivent donc penser comme des spécialistes du marketing et de la communication en identifiant leurs cibles, en créant des personas et en utilisant les réseaux sociaux sur lesquels sont présents leurs potentiels candidats. Cela fait partie de la transformation digitale des entreprises.
Comme les futurs candidats commencent leur recherche d’emploi sur les moteurs de recherche et les réseaux sociaux, Agil-Solutions propose aussi des audits de visibilité pour ses clients. Ce processus évalue la visibilité de l’entreprise en ligne et sa stratégie de communication digitale.
A retenir : Il ne suffit pas de recruter les meilleurs salariés, il faut aussi savoir les garder! La fidélisation des collaborateurs est un indicateur fort de la marque employeur.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Pourquoi concevoir une stratégie RH d’entreprise ?
Une stratégie de recrutement permet de réfléchir à comment travailler son chiffre d’affaires pour recruter les talents dont l’entreprise a besoin pour sa croissance. Véritable projet d’envergure, cette stratégie permet aussi à l’entreprise de :
- se structurer avec des outils comme l’organigramme et des process rédigés
- se projeter et définir ses objectifs
- adapter les ressources en fonction des objectifs de développement
- recruter les talents qui lui correspondent vraiment
- fidéliser ses équipes pour pérenniser son activité
- transformer ses collaborateurs en ambassadeur
- avoir une croissance à la hauteur de ses attentes
Ce projet d’entreprise se construit aussi avec les partenaires sociaux, les instances représentatives du personnel.
Améliorer la qualité des ressources humaines d’une entreprise a un impact au niveau de l’entreprise en elle-même et de ses collaborateurs. Cette démarche renvoie aussi une image positive de l’entreprise auprès de ses futurs candidats. Cabinet en conseil RH, Agil-Solutions accompagne les dirigeants d’entreprise et les DRH (directeurs de Ressources Humaines) à concevoir une stratégie opérationnelle pour la gestion des talents !
A retenir : Améliorer la qualité des ressources humaines d’une entreprise a un impact au niveau de l’entreprise en elle-même et de ses collaborateurs.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Vous l’aurez compris, la stratégie RH d’entreprise vous permet d’atteindre vos objectifs de croissance, alors à vous de jouer !
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- La gpec : gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
La GPEC : gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est un outil RH puissant qui permet une gestion des ressources humaines adaptée à votre stratégie d’entreprise.
Qu’est-ce que la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ?
Imaginez votre entreprise dans 1 an, dans 3 ans, dans 5…
Où en serez-vous ? Comment avez-vous envie de projeter votre entreprise ?
Toutes ces questions n’ont de sens qu’en prenant en compte les ressources qui vont vous accompagner dans ce développement.
La GPEC (gestion des compétences) est un outil permettant de construire et mettre en place une politique RH et une gestion RH sur lesquelles vous pourrez vous appuyer en qualité de dirigeant de TPE ou de PME.
Sur la base de votre vision, votre service des ressources humaines met en œuvre différents leviers et rend disponible toutes les informations permettant de préparer l’avenir d’un point de vue stratégique.
Quelques éléments clefs pour travailler sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences des salariés (GPEC) et anticiper les évolutions professionnelles :
- Audit RH et audit des rémunérations
- Organisation du travail
- Pyramide des âges (gérer la démographie de votre entreprise)
- Cartographie des emplois
- Référentiel des compétences
- Référentiel métiers
- Entretien annuel d’évaluation
- Entretien professionnel
- Charte RSE
- SIRH
- Anticiper les besoins en recrutements, les départs à la retraite
- Plan de formation ou plan de développement des compétences
- Anticiper la mobilité professionnelle et notamment interne
A retenir : La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) permet une meilleure gestion des ressources et d’anticiper les besoins.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
La GPEC est-elle obligatoire dans ma TPE ou ma PME ?
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est peu connue dans les entreprises de moins de 300 salariés.
Et pour cause, elle est obligatoire à compter de 300 salariés ou destinée à des groupements d’entreprises comptabilisant plus de 150 salariés.
La règlementation impose un accord triennal de la GPEC, pouvant être reconduit à 4 ans en cas de négociation avec les partenaires sociaux.
Non obligatoire dans votre TPE ou votre PME ne veut pas dire non pertinente.
En effet, la GPEC est un outil RH extraordinaire pour projeter votre entreprise et positionner vos ressources dans l’avenir selon la vision stratégique.
A retenir : La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est un outil de valorisation de la marque employeur. Elle permet de gérer l’emploi au plus près des besoins de l’entreprise.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Quels sont les acteurs de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ?
Pour travailler de façon efficiente sur la GPEC nous vous conseillons un travail collectif.
Le travail de référencement de l’existant et celui de pouvoir « écrire l’avenir » est stimulant pour les salariés. Vous constaterez également une plus forte adhésion en cas de nécessité de changement lorsqu’ils participent à la prise de décision.
Lorsque la taille de l’entreprise implique un ou des élus CSE (comité social économique), il est important de convier les élus dans l’équipe projet.
Au-delà des collaborateurs, la direction des ressources humaines ou la direction, ainsi que le management intermédiaire doivent être acteurs dans l’équipe GPEC.
De plus en plus d’entreprises font appel à du conseil en ressources humaines externalisé.
A retenir : La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est un projet d’entreprise qui implique tous les niveaux hiérarchiques de la société.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Comment mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ?
La pratique la plus courante est de nommer une équipe projet composée des différents acteurs.
Agil-Solutions vous conseille d’annoncer officiellement la mise en place de ces travaux à l’ensemble de la société.
Chaque collaborateur doit se sentir impliqué dans le projet.
Des réunions de suivi doivent être organisées ainsi que des réunions d’informations pour échanger sur l’avancée du projet auprès de l’ensemble des salariés.
Lorsque le travail est terminé, une présentation des travaux et du plan d’actions sera faite pour rassembler toutes les équipes autour du futur de l’entreprise.
A l’issue de cette présentation, n’oubliez pas de mettre en œuvre votre GPEC et de la faire vivre.
A retenir : Pour mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, fédérez l’ensemble de vos équipes autour du projet.
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Quels sont les intérêts à mettre en place une GPEC dans ma TPE ou ma PME ?
Comme énoncé précédemment, la gestion des emplois et la gestion des compétences permet de structurer la GRH (gestion des ressources humaines) de votre TPE ou PME et également de vous projeter à moyen terme.
En plus de ces aspects, la gestion des emplois et des compétences donne un cadre officiel rassurant pour le salarié ou le futur candidat.
Il sait dès lors que l’on va travailler sur son employabilité tant à l’interne qu’à l’externe et lui permettre de faire évoluer ses compétences pour qu’il s’adapte au mieux.
Une entreprise qui met en place une GPEC sans en avoir l’obligation et qui n’oublie pas de la valoriser travaille indirectement sur sa marque employeur.
Ce travail oblige à déployer certains dispositifs comme l’entretien annuel dévaluation, la fiche de poste, l’organigramme, la stratégie commerciale à moyen terme, etc…
Votre bilan de GPEC fera remonter les postes à risques si peu de collaborateurs détiennent une compétence, ou bien un prochain départ en retraite non budgété et non prévu en remplacement et surtout une GPEC vous permettra de disposer de la bonne ressource au bon moment dans votre entreprise sans carence et sans dégradation de service pour vos clients.
Ainsi vous anticiperez les besoins et réduirez les écarts éventuels entre vos besoins et vos ressources.
Les points forts d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) pour votre TPE ou PME :
La gestion des emplois et des compétences offre la possibilité d’identifier les compétences détenues dans l’entreprise.- Développer les compétences du collaborateur
- Anticiper les écarts de compétences
- Sécuriser les compétences dans l’entreprise
- Identifier les nouvelles compétences de demain
- Travailler sur l’employabilité des salariés
- Anticiper les restructurations
- Gérer les carrières
- Garder une vision stratégique de la gestion des ressources humaines
- Dynamiser les actions RH et impliquer les salariés (dimension communautaire)
- Améliorer le processus de recrutement
- Fidéliser les collaborateurs
- Valoriser la marque employeur
- Anticiper les mutations économiques et les évolutions du marché
- Maintenir les emplois
A retenir : La gestion des emplois et des compétences offre la possibilité d’identifier les compétences détenues dans l’entreprise.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Et après le déploiement de la gestion prévisionnelle de l’emploi dans ma TPE ou ma PME ?
La mise en place d’une gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences s’étend sur plusieurs mois.
Plus votre entreprise a d’ancienneté et de postes différents, plus cela prendra du temps.
Après la présentation et le déploiement de la GPEC, le travail ne s’arrête pas là.
En effet, il s’agit d’un outil évolutif qu’il conviendra de faire grandir, transformer et ajuster selon l’évolution de l’entreprise, du marché et des contraintes légales et règlementaires.
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est un projet de prospective qui permet l’anticipation des besoins en ressources humaines.
A retenir : La gestion des emplois et des compétences permet de prendre en compte les compétences disponibles dans l’entreprise, gérer l’emploi, anticiper les mutations, élaborer un plan de formation, travailler sur la qualité de vie au travail, fédérer les équipes.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
Vous l’aurez compris, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences vous permet de valoriser le capital humain de votre entreprise, alors à vous de jouer !
Avec Agil-Solutions, valorisons le capital humain de votre entreprise.
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