Parcours d’intégration en entreprise : soigner l’onboarding d’un nouveau salarié

Quelles sont les étapes d’un parcours d’intégration réussi ?

Le parcours d’intégration, c’est le moment où les promesses de la marque employeur se concrétisent et que se joue la relation entre l’entreprise et le nouveau collaborateur. Il faut donc préparer l’onboarding en amont de la prise de fonction de ce dernier.

Avant l’arrivée : préparer l’embauche

Le parcours d’intégration commence en fait avant même l’entrée effective du futur collaborateur. Préparer l’arrivée d’un collaborateur consiste à :

• aménager son espace de travail
• créer ses accès à ses outils de travail
• avertir les équipes de l’arrivée d’un nouvel employé
• prévoir des supports de présentation, comme un livret d’accueil
• désigner une marraine ou un parrain
• …

Tout doit être prêt pour l’accueillir dans les meilleures dispositions. L’enjeu est de lui montrer qu’il est attendu et que l’entreprise lui donne les moyens de travailler dans des conditions optimales. 

De plus, même si ce dernier n’a pas encore pris officiellement ses fonctions, l’entreprise peut prendre des nouvelles, ne serait-ce que pour les démarches administratives. RegionsJob envoie, 1 à 2 semaines avant la prise de fonction, un mail avec toutes les informations importantes pour le jour J contenant, entre autres, le lieu, l’horaire, le programme de la journée et, même, la tenue.

Le jour J : rencontrer ses nouveaux collègues

L’accueil des nouvelles recrues est un moment symbolique : il donne souvent le ton des relations à venir entre ces dernières et l’entreprise. Cette première journée, voire la première semaine, est rythmée par des rencontres avec l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise avec lesquelles le collaborateur sera amené à travailler ou pas. L’objectif est de connaître ses collègues et, surtout, savoir :

• ce qu’ils font
• comment ils travaillent
• comment ils vont travailler ensemble

Agil-Solutions recommande au dirigeant ou au service RH de prévoir ces rendez-vous dans le planning de chaque interlocuteur pour qu’il puisse recevoir la nouvelle recrue dans de bonnes conditions. L’organisation de ces rencontres dépend aussi du poste occupé. Pour une fonction stratégique, l’entreprise prévoit aussi une visite des services de production et de qualité.

Cette étape du parcours d’intégration permet de prendre conscience de l’implication de chaque service dans le fonctionnement de l’entreprise et de comprendre leurs missions.

Les jours d’après : prendre le temps d’apprendre

L’intégration d’une nouvelle recrue ne se limite pas au premier jour. En effet, faire ses premiers pas dans une nouvelle entreprise prend du temps. Cela demande d’assimiler les processus, d’acquérir de nouvelles compétences, de comprendre les responsabilités liées à son poste, d’apprendre à collaborer avec ses collègues…

Comme on ne peut pas attendre d’une personne d’être opérationnelle immédiatement, la période d’intégration peut donc durer plusieurs semaines, voire mois. Elle peut être ponctuée de rendez-vous réguliers avec son manager pour faire le point, de formations aux outils… L’enjeu est de suivre son évolution, de répondre à ses questions et de connaître ses problématiques. Pour se faire aussi une idée précise de son parcours d’intégration, l’entreprise peut aussi lui demander de faire un rapport d’étonnement  pour savoir ce qu’il en a pensé. Ce document est une mine d’informations pour l’entreprise afin d’améliorer son processus d’onboarding.