La fiche de poste
Utilisez-vous la fiche de poste dans votre TPE ou Pme pour préparer vos recrutements ?
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
La fiche de poste est un outil RH indispensable au sein du service ressources humaines.
La fiche de poste permet au recruteur de déterminer de manière claire et distincte les compétences, le savoir-faire et le savoir-être du futur candidat. La fiche de poste décrit le métier pour lequel on recrute un nouveau collaborateur.
Il s’agit plus précisément d’une synthèse permettant d’identifier les informations indispensables à transmettre aux candidats et de lister les critères sur lesquels le recruteur ne transigera pas.
Voici les éléments que nous retrouvons sur la fiche de poste :
- Le statut et la catégorie du futur candidat dans l’entreprise
- La place du candidat au sein de l’organigramme et son rattachement hiérarchique
- Les missions principales du poste
- Les activités et tâches du poste
- Les interlocuteurs du candidat une fois en poste dans l’entreprise
- Les conditions de travail salarié
- Le savoir attendu
- Le savoir-faire et les compétences requises
- Le savoir-être
- Poste en CDI/CDD ou autre
Le savoir, les compétences et le savoir-être seront des éléments clefs de succès.
Les recruteurs s’appuient de plus en plus sur ces points stratégiques en complément des softs skills.
Vous l’aurez compris, votre objectif est d’attirer le meilleur candidat et de le fidéliser.
A retenir : La fiche de poste est une fiche-métier mise en place par le DRH permettant d’identifier les compétences nécessaires au recrutement.
Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions
A quoi sert la fiche de poste ?
En plus d’être un véritable atout pour la marque employeur, la fiche de poste va permettre aux responsables RH ou aux directions de ressources humaines d’établir un cahier des charges exhaustif concernant le candidat à recruter.
En réalisant des fiches de postes pour l’ensemble des postes dans votre TPE ou PME, vous disposerez d’une vue d’ensemble des postes occupés.
Cette approche donnera une vision globale qui, d’un point de vue stratégique servira à la gestion des emplois et des compétences.
La fiche de poste peut être envisagée comme une fiche de description du poste.
Cette fiche de poste est un préalable à la préparation de l’offre de poste qui sera publiée pour le recrutement tant à l’interne (mobilité interne) de la TPE ou de la PME qu’à l’externe.
Sur la fiche de poste, vous rédigerez un profil de poste et décrirez les fonctions du futur candidat.
La fiche de poste s’inscrit dans un processus de GRH (gestion des ressources humaines).
Au-delà du recrutement, la fiche de poste est un outil de communication interne valorisant les missions des salariés et sert de référentiel dans l’entreprise.
Chaque collaborateur visualise les missions et les activités avant de candidater auprès de votre TPE ou PME.
Il est courant de constater que certaines entreprises, dont les besoins en recrutement sont réguliers, laissent à disposition sur leur site internet cette fiche de poste pour les candidats externes ou sur le SIRH (système d’information des ressources humaines) pour les salariés.
Ainsi tous les candidats intéressés peuvent postuler, même de façon spontanée.
A retenir : la fiche de poste est un outil pour gérer les emplois et les carrières et décrire un poste.
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Que contient la fiche de poste ?
Pour être la plus exhaustive possible, la fiche de poste doit décrire avec précision le poste à pourvoir mais aussi les qualifications attendues du candidat.
Son contenu :
- L’intitulé du poste
- Une description du poste et des missions
- Le profil du candidat : savoir-être et savoir-faire attendus (compétences techniques)
- L’environnement et les conditions d’exercice (lieu, horaires…)
- Les conditions d’engagement (rémunération, type de contrat…)
- Les relations avec les autres postes
Comment utiliser une fiche de poste dans le cadre d’un recrutement ?
Après avoir élaboré votre fiche de poste et votre profil de poste, vous disposez d’un document vous permettant de préparer l’entretien de recrutement.
Cette fiche de recrutement vous conduira naturellement à préparer votre grille d’évaluation objective pour valoriser l’ensemble des candidats que vous recevrez. La grille d’évaluation met en exergue, au premier coup d’œil, quel candidat répond le mieux aux attentes.
Cet outil permet d’identifier de manière efficiente les points forts et les points de vigilance de chaque candidat.
Votre fiche de poste accompagne la direction des ressources humaines tout au long du processus de recrutement.
Il peut être opportun d’évoquer l’environnement de travail sur la fiche de poste. Néanmoins, cet élément reste à développer lors de l’entretien de recrutement.
La fiche de poste peut être évolutive selon les salariés et être revisitée lors de l’entretien annuel d’évaluation.
A retenir : La fiche de poste fait apparaitre le type de contrat de travail et toutes les compétences devant être mentionnées sur l’offre de poste.
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Qui prépare la fiche de poste ?
Dans les TPE et les PME le service RH ou l’administration du personnel prépare la fiche de poste dans le cadre d’une GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) ou d’un recrutement.
Quelle que soit l’organisation de la société, le manager direct est toujours impliqué dans ce travail afin que l‘offre de poste publiée soit en totale adéquation avec le besoin.
Le manager fera une description exhaustive de son besoin en recrutement auprès de la direction des ressources humaines. Le service RH pourra ainsi rédiger une fiche de poste adaptée.
Cette description du poste sera soumise pour relecture et fera office de reformulation du besoin par le service RH vers le manager.
Tout le travail autour du recrutement sera réalisé en collaboration entre le service ressources humaines et le service ayant fait la demande de recrutement.
Une fois cette première étape passée, le service ressources humaines réalise le travail évoqué précédemment.
La présélection qui suivra sera également réalisée dans le cadre du processus de recrutement par le service ressources humaines et le chargé de recrutement.
Le manager interviendra lors des entretiens pour valider les candidatures et réaliser le choix final.
Ce processus s’inscrit dans la gestion des ressources humaines et surtout dans la gestion des talents.
A retenir : La fiche de poste est gérée par le service RH, le DRH, le chargé de recrutement lorsqu’il s’agit d’un recrutement traité en interne. Cet outil de gestion est primordial pour traiter toutes les actions à réaliser dans le cadre d’un recrutement.
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Qui utilise les fiches de postes ?
A ce jour, les grandes entreprises sont rompues à l’exercice de la création de fiche de poste et de profil de poste.
Selon leur taille, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences leur impose une tenue claire des postes, missions et fonctions occupés dans l’entreprise. Cet outil ne s’adresse pas seulement aux employeurs.
Il peut également être mis en place par des cabinets de recrutements ou de sourcing afin de reformuler au mieux le besoin de leurs clients. Bien sûr vous retrouverez aussi cet outil dans les sociétés d’emplois temporaires, pour embaucher un intérimaire, un profil en CDI ou en CDD.
L’utilisation de la fiche de poste dès le premier recrutement vous facilitera la tâche et favorisera la structuration de vos ressources humaines. Cela rendra également les processus de recrutement plus simples.
Une bonne organisation du recrutement est un élément rassurant pour le futur candidat qui se sentira attendu et donc valorisé.
A retenir : La direction des ressources humaines utilise cette fiche de poste pour clarifier l’organigramme et adapter la gestion prévisionnelle de l’emploi dans l’entreprise.
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