Parcours d’intégration en entreprise : soigner l’onboarding d’un nouveau salarié

Le parcours d’intégration est un moment-clé dans la relation qui va se construire entre le nouveau collaborateur et son entreprise. Au-delà de soigner l’accueil dès le premier jour, ce processus permet au collaborateur de se sentir à sa place dans l’entreprise et d’être opérationnel rapidement. Il projette une image positive de la marque employeur et, surtout, renforce l’engagement de ses équipes vis-à-vis de l’entreprise. L’enjeu d’un parcours d’intégration est de fidéliser les nouvelles recrues.

Quelques chiffres sur le recrutement

Une étude publiée le 23/01/2015 par la DARES (Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques) apporte un éclairage intéressant sur l’importance de la phase d’intégration d’un collaborateur. Dans le cas du CDI, souvent synonyme de stabilité de la relation professionnelle, les risques de rupture sont :

au cours du 1^er mois : 19,6 %
au cours des 3 premiers mois : 10 %
avant son 1^er anniversaire : 36,1 % dont 16,1 % pour motif de démission
avant son 2^e anniversaire : 50 %
avant son 3^e anniversaire : 59,3 %

Selon une étude de Cadremploi de 2019, 1 cadre sur 3 a démissionné de son entreprise dans les 6 premiers mois, car il n’a pas été séduit par sa nouvelle entreprise. De plus, selon Hervé Solus et Chantal Engel dans Recrutement : un enjeu business publié en 2017, “le coût d’un recrutement raté varie de 20 K€ à 200K€”. Ainsi quelle que soit la taille de l’entreprise, fidéliser ses collaborateurs permet de maîtriser le turnover et de maintenir les compétences au sein de son entreprise.

A retenir : La phase d’intégration d’un collaborateur ne doit pas être négligée. Elle contribue à la fidélisation du collaborateur.

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Qu’est-ce que le parcours d’intégration ?

Le parcours d’intégration, appelé aussi onboarding, correspond aux actions mises en place par l’entreprise pour bien accueillir, intégrer et, surtout, fidéliser ses nouveaux collaborateurs. Cette étape aide ces derniers à s’adapter à leur nouvel environnement professionnel et à leur poste. Elle s’inscrit dans la démarche de marque employeur qui donne un avant-goût de ses valeurs et de sa culture d’entreprise.

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Quelles sont les étapes d’un parcours d’intégration réussi ?

Le parcours d’intégration, c’est le moment où les promesses de la marque employeur se concrétisent et que se joue la relation entre l’entreprise et le nouveau collaborateur. Il faut donc préparer l’onboarding en amont de la prise de fonction de ce dernier.

Avant l’arrivée : préparer l’embauche

Le parcours d’intégration commence en fait avant même l’entrée effective du futur collaborateur. Préparer l’arrivée d’un collaborateur consiste à :

aménager son espace de travail
créer ses accès à ses outils de travail
avertir les équipes de l’arrivée d’un nouvel employé
prévoir des supports de présentation, comme un livret d’accueil
désigner une marraine ou un parrain
…

Tout doit être prêt pour l’accueillir dans les meilleures dispositions. L’enjeu est de lui montrer qu’il est attendu et que l’entreprise lui donne les moyens de travailler dans des conditions optimales.

De plus, même si ce dernier n’a pas encore pris officiellement ses fonctions, l’entreprise peut prendre des nouvelles, ne serait-ce que pour les démarches administratives. RegionsJob envoie, 1 à 2 semaines avant la prise de fonction, un mail avec toutes les informations importantes pour le jour J contenant, entre autres, le lieu, l’horaire, le programme de la journée et, même, la tenue.

Le jour J : rencontrer ses nouveaux collègues

L’accueil des nouvelles recrues est un moment symbolique : il donne souvent le ton des relations à venir entre ces dernières et l’entreprise. Cette première journée, voire la première semaine, est rythmée par des rencontres avec l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise avec lesquelles le collaborateur sera amené à travailler ou pas. L’objectif est de connaître ses collègues et, surtout, savoir :

ce qu’ils font
comment ils travaillent
comment ils vont travailler ensemble

Agil-Solutions recommande au dirigeant ou au service RH de prévoir ces rendez-vous dans le planning de chaque interlocuteur pour qu’il puisse recevoir la nouvelle recrue dans de bonnes conditions. L’organisation de ces rencontres dépend aussi du poste occupé. Pour une fonction stratégique, l’entreprise prévoit aussi une visite des services de production et de qualité.

Cette étape du parcours d’intégration permet de prendre conscience de l’implication de chaque service dans le fonctionnement de l’entreprise et de comprendre leurs missions.

Les jours d’après : prendre le temps d’apprendre

L’intégration d’une nouvelle recrue ne se limite pas au premier jour. En effet, faire ses premiers pas dans une nouvelle entreprise prend du temps. Cela demande d’assimiler les processus, d’acquérir de nouvelles compétences, de comprendre les responsabilités liées à son poste, d’apprendre à collaborer avec ses collègues…

Comme on ne peut pas attendre d’une personne d’être opérationnelle immédiatement, la période d’intégration peut donc durer plusieurs semaines, voire mois. Elle peut être ponctuée de rendez-vous réguliers avec son manager pour faire le point, de formations aux outils… L’enjeu est de suivre son évolution, de répondre à ses questions et de connaître ses problématiques. Pour se faire aussi une idée précise de son parcours d’intégration, l’entreprise peut aussi lui demander de faire un rapport d’étonnement pour savoir ce qu’il en a pensé. Ce document est une mine d’informations pour l’entreprise afin d’améliorer son processus d’onboarding.

A retenir : Le parcours d’intégration commence en fait avant même l’entrée effective du futur collaborateur et cette période d’intégration peut donc plusieurs semaines, voire mois.

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Comment préparer l’onboarding ?

Pour faciliter l’intégration d’un nouvel arrivant, Agil-Solutions accompagne les dirigeants de TPE et de PME ainsi que les responsables de service de Ressources Humaines. Nos équipes réalisent tout le travail préalable au recrutement de nouveaux talents :

Grâce à notre bonne connaissance de votre entreprise, nous pouvons donc vous suggérer un parcours d’intégration selon le profil recherché. Notre mission est de définir des processus écrits pour comprendre chaque poste de votre entreprise et pour réussir un bon recrutement.

Pour Agil-Solutions, l’enjeu est de limiter le turn-over et de vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : la croissance de votre entreprise.

A retenir : Le parcours d’intégration doit être adapté selon le profil recherché. Agil-Solutions vous aide à définir des processus écrits pour comprendre chaque poste de votre entreprise et pour réussir un bon recrutement.

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Organigramme d’entreprise : rôle, utilité et création

Structure organisationnelle, l’organigramme d’entreprise est un outil de visualisation qui présente les niveaux hiérarchiques et les relations entre les différents postes. Pour répondre aux besoins de repères des collaborateurs et clarifier l’organisation interne, Agil-Solutions accompagne les dirigeants de TPE et PME pour créer un organigramme adapté au fonctionnement de leurs entreprises.

Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?

Un organigramme d’entreprise est un outil qui représente visuellement la structure organisationnelle de l’entreprise, avec ses différents niveaux hiérarchiques et les relations hiérarchiques entre les différents postes et départements. Cet outil est donc un inventaire des métiers, des collaborateurs et des services avec leurs liens hiérarchiques. Il existe 4 grands types de structure.

La structure hiérarchique pyramidale

Sous la forme d’une pyramide, cette structure est la forme la plus traditionnelle d’organigramme d’entreprise. Les employés sont organisés en niveaux successifs d’autorité. Chaque niveau est supervisé par un niveau supérieur. Tout en haut de la pyramide se trouve la direction de l’entreprise. Cet organigramme est souvent utilisé dans les entreprises avec des processus de décision centralisés.

La structure fonctionnelle

Cette structure des organisations sépare les ressources en différents départements fonctionnels : vente, marketing, communication, ressources humaines… Chaque département est dirigé par un responsable. Cette structure organisationnelle est courante dans les entreprises de taille moyenne et favorise l’efficacité au sein de chaque fonction.

La structure matricielle

La structure matricielle est la combinaison des 2 précédents organigrammes. Les employés sont organisés en groupes de projets qui nécessitent une combinaison de fonctions techniques et administratives. Ils ont donc une double relation hiérarchique : chaque équipe est supervisée par un responsable de projet et chaque fonction est dirigée par un responsable fonctionnel. Nous la trouvons généralement dans les entreprises travaillant en mode projet.

La structure horizontale

Cette structure organisationnelle minimise les niveaux de management. Elle repose sur une collaboration étroite et une prise de décision partagée entre les collaborateurs. Présente principalement dans les start-up, elle favorise l’agilité et l’innovation.

En fait, l’enjeu principal de l’organigramme d’entreprise est que l’on puisse savoir, en un coup d’oeil, les fonctions de chacun. C’est d’ailleurs l’organigramme fonctionnel, par sa forme, qui remplit le mieux cet objectif.

A retenir : Un organigramme d’entreprise est un outil qui représente visuellement la structure organisationnelle de l’entreprise. Il existe 4 grands types de structures organisationnelles : pyramidale, fonctionnelle, matricielle, horizontale.

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Quel est l’intérêt d’un organigramme pour mon entreprise ?

Dans les entreprises de moins de 20 salariés, Agil-Solutions constate que, souvent, il n’y a pas d’organigramme. Même si leur absence n’empêche pas de travailler, ces organigrammes d’entreprise sont pourtant utiles pour les employés et les gestionnaires afin de :

situer exactement les différents postes et départements au sein de l’entreprise,
comprendre les relations hiérarchiques et les mécanismes de coordination entre eux
visualiser les changements à venir
…

Élément clé de la structuration de l’entreprise, il permet de :

définir clairement la structure de l’entreprise
diviser le travail entre les différents postes et les qualifications nécessaires
faciliter la prise de décision et la supervision à tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise
améliorer la communication interne
renforcer la culture d’entreprise
…

L’organigramme est donc essentiel pour les gestionnaires de projet et les gestionnaires de l’entreprise dans leur travail quotidien pour le développement et la croissance de l’entreprise. Pour compléter cette représentation schématique de l’entreprise, les fiches de postes des collaborateurs permettent de définir précisément l’ensemble des tâches et des missions rattachées à chaque métier.

A retenir : L’organigramme est essentiel pour les gestionnaires dans leur travail quotidien pour le développement et la croissance de l’entreprise.

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Comment créer un organigramme d’entreprise ?

La création d’un organigramme incombe, généralement, aux chefs d’entreprises ainsi que les services de ressources humaines. Agil-Solutions, cabinet RH opérationnel, les accompagne pour établir un organigramme d’entreprise fidèle à leur organisation.

Cartographie systémique à l’instant T de l’entreprise, l’organigramme tend vers une organisation cible selon la manière dont la société veut se développer avec la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) et selon ses envies de recrutement. Agil-Solutions prend aussi en compte ses objectifs commerciaux et ses ressources internes. Le dirigeant doit aussi “rêver” le futur de son entreprise afin que nous prenions aussi en compte les transformations à venir. À partir de ces informations, nous voyons comment organiser et structurer l’entreprise.

Quoi qu’il en soit, un organigramme n’est jamais définitif. Plusieurs facteurs peuvent entraîner des évolutions :

la GPEC
l’arrivée de nouveaux collaborateurs
la croissance de l’entreprise
sa réorganisation
les évolutions du marché

A retenir : Pour réaliser l’organigramme, Agil-Solutions prend en compte les objectifs commerciaux et les ressources internes. Un organigramme n’est jamais figé.

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Les étapes de conception d’un organigramme interne

Concevoir l’organigramme d’une entreprise demande un travail de réflexion en amont qui comprend plusieurs étapes :

l’inventaire des postes et des fonctions de chaque collaborateur
les liens et hiérarchies existants entre chaque poste
la représentation graphique de l’organigramme
la validation par l’ensemble des parties prenantes

Agil-Solutions délivre une prestation pour transmettre aux dirigeants de TPE et PME des outils concrets pour mettre en place ou modifier leur organigramme. Aboutissement d’une réflexion profonde sur la structure interne de l’entreprise, cette mission nous conduit aussi à proposer plusieurs organigrammes pour définir celui qui correspond aux ambitions du dirigeant et à sa vision de son entreprise sur le long terme.

A retenir : La conception d’un organigramme d’une entreprise demande un travail de réflexion sur la structure interne de l’entreprise.

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Quelles sont les différences entre un organigramme interne et un organigramme externe ?

Si, généralement, un organigramme est conçu pour présenter la structure organisationnelle interne de l’entreprise, cet outil peut aussi servir à montrer l’entreprise par rapport à son environnement externe. L’organigramme interne et l’organigramme externe sont complémentaires et utiles pour comprendre le fonctionnement de l’entreprise. Voici leurs 5 principales différences :

	Organigramme interne	Organigramme externe
Portée	Structure organisationnelle interne de l’entreprise	Relations de l’entreprise avec les parties prenantes externes : clients, fournisseurs, partenaires, régulateurs
Contenu	Informations sur les postes, niveaux hiérarchiques, fonctions, relations internes	Informations sur les différentes parties prenantes
Objectif	Faciliter la gestion, la coordination et la communication interne	Représenter la position de l’entreprise dans son environnement externe et les interactions avec les parties prenantes
Audience	Les employés et les parties prenantes internes	Les parties prenantes externes
Forme	Présentation détaillée avec les relations de supervision et de coordination entre les différents niveaux hiérarchiques	Présentation simplifiée avec, par exemple, les relations de partenariat et les accords commerciaux

Véritable photographie de l’organisation, l’organigramme d’entreprise est un outil qui aide à la compréhension de son organisation interne ainsi que de son environnement externe. Il permet de cerner son fonctionnement global pour les collaborateurs et les interlocuteurs extérieurs.

A retenir : Généralement conçu pour présenter la structure organisationnelle interne de l’entreprise, l’organigramme peut aussi servir à montrer l’entreprise par rapport à son environnement externe.

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Grille d’évaluation objective pour le recrutement

Outil essentiel utilisé par les recruteurs, la grille d’évaluation objective pour le recrutement est souvent méconnue des dirigeants de TPE-PME. Pourtant, elle permet d’évaluer de manière uniforme les candidats selon leurs expériences, savoir-faire, savoir-être, centres d’intérêts et motivations. Cette grille aide aussi à préparer les entretiens, à poser les bonnes questions, à sélectionner les meilleurs profils de manière équitable et à lutter contre les discriminations. Agil-Solutions accompagne les recruteurs pour créer des évaluations objectives et non discriminantes.

Qu’est-ce qu’une grille d’évaluation pour le recrutement ?

Dans le processus de recrutement, la grille d’évaluation objective est utilisée par les recruteurs pour évaluer de manière uniforme chaque candidat au sujet de :

ses expériences
son savoir-faire
son savoir-être
ses centres d’intérêts
ses motivations

Elle comporte aussi une partie “commentaires libres” pour que le recruteur, dirigeant de TPE-PME ou responsable RH, se souvienne de ce qui a été dit durant l’entretien.

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Pourquoi préparer son entretien avec la grille d’évaluation objective ?

Cette grille aide les recruteurs à préparer un entretien d’embauche efficace, à mener des entretiens objectifs et, surtout, à trouver les meilleurs profils pour son entreprise. Ainsi, la grille d’évaluation objective pour le recrutement contribue à :

définir les objectifs de l’entretien de motivation
préparer le déroulement de l’entretien
mener l’entretien de recrutement pour connaître le candidat
recueillir les informations pertinentes en référence au poste pour lequel l’entreprise recrute

Cet outil permet donc de mener efficacement l’entretien et de poser les bonnes questions. Il participe à renforcer l’image de marque employeur, car l’entreprise garantit aux candidats le respect des obligations légales et une sélection du futur collaborateur sur des critères objectifs.

A retenir : La grille d’évaluation aide les recruteurs à préparer un entretien d’embauche efficace, à mener des entretiens objectifs et, surtout, à trouver les meilleurs profils pour son entreprise.

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Comment remplir une grille d’évaluation objective ?

Après avoir fixé les critères d’évaluation objectifs pour le poste, Agil-Solutions recommande aux chargés de recrutement de créer une échelle objective d’évaluation pour mesurer le niveau de compétence ou de qualification des candidats. Cette échelle peut prendre plusieurs formes :

notation chiffrée de 1 à 5 ou de 1 à 10 où chaque valeur correspond à un niveau de compétence ou de qualification
cases à cocher comme “oui/non” ou “très satisfaisant/satisfaisant/pas satisfaisant” pour valider les compétences et qualifications

Nous conseillons aussi de définir une pondération de la notation en fonction de l’importance du critère traité par rapport au poste à pourvoir. De même, si certaines des notations se font au jugé lors de l’entretien, elles peuvent être validées par d’autres outils dans un second temps (tests, mises en situation, second entretien…).

Quoi qu’il en soit, le système de mesure doit être déterminé en amont de l’entretien de recrutement et compréhensible par tous les collaborateurs participant directement ou indirectement au processus de recrutement. Il doit aussi rester le même pour tous les recrutements réalisés au sein de l’entreprise.

A retenir : Agil-Solutions recommande aux chargés de recrutement de créer une échelle objective d’évaluation et de définir une pondération de la notation en fonction de l’importance du critère traité par rapport au poste à pourvoir.

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Quels sont les enjeux d’une grille d’évaluation objective ?

Enjeu majeur dans les entreprises, le recrutement de nouveaux collaborateurs implique des évaluations objectives pour garantir l’embauche de personnes compétentes, capables de remplir les missions qui leur sont confiées.

En fait, ce n’est pas parce qu’un entretien de recrutement se passe bien avec un candidat qu’il faut le choisir. La grille d’évaluation objective pour le recrutement est donc un outil indispensable pour :

évaluer les aptitudes, les compétences, les capacités et le savoir-être de chaque candidat
prendre en compte les besoins de l’entreprise et les compétences des candidats

Grâce au système de notation, la grille d’évaluation aide à déterminer le meilleur profil quand le recruteur hésite entre deux candidats.

A retenir : Le recrutement de nouveaux collaborateurs implique des évaluations objectives pour garantir l’embauche de personnes compétentes.

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Quand utiliser la grille d’évaluation objective pour recruter de nouveaux collaborateurs ?

À toutes les étapes du processus d’embauche, les dirigeants de TPE-PME ou les responsables RH peuvent utiliser la grille d’évaluation objective pour le recrutement pour évaluer de manière cohérente et impartiale les candidats :

présélection des candidats : cet outil permet d’évaluer les CV et lettres de motivation en fonction de critères prédéfinis et de filtrer les candidats dont le profil répond au mieux aux exigences du poste à pourvoir
entretiens individuels : la grille contribue à noter les compétences, qualifications et qualités des candidats et à comparer leurs réponses de manière équitable
entretiens d’embauche collectifs : elle aide à noter objectivement les performances des candidats à partir de critères d’évaluation préétablis
prise de décision finale : une fois la phase d’entretiens terminée, cette grille fournit une documentation détaillée sur chaque candidat pour les comparer. Elle permet donc de prendre une décision objective et de pouvoir l’étayer

La grille d’évaluation objective pour le recrutement facilite la sélection du candidat le mieux qualifié pour le poste à pourvoir.

A retenir : À toutes les étapes du processus d’embauche, les dirigeants de TPE-PME ou les responsables RH peuvent utiliser la grille d’évaluation objective pour le recrutement pour évaluer de manière cohérente et impartiale les candidats.

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Lutter contre les discriminations grâce à la grille d’évaluation objective

La discrimination à l’embauche est interdite en France comme le stipule l’article L1132-1 du Code du Travail : “aucune personne ne peut être écartée d’une procédure de recrutement ou de nomination ou de l’accès à un stage ou à une période de formation en entreprise”. Selon la campagne de sensibilisation #LesCompétencesDabord du Gouvernement et une étude de l’Institut Montaigne, la discrimination à l’embauche est encore présente en France :

à compétence égale, le nom et l’origine peuvent obliger à envoyer 4 fois plus de CV pour obtenir un entretien
85 % des demandeurs d’emploi estiment que les discriminations sont fréquentes
88 % des sondés estiment que l’âge est le facteur discriminant, suivi du fait d’être enceinte (85 %), d’être porteur d’un handicap (77 %), d’être obèse (75 %) ou d’avoir un nom de consonance étrangère (66 %)
62 % d’entre eux estiment que la couleur de peau peut être pénalisante

Ainsi, le Code du Travail interdit toute forme de discrimination fondée notamment sur :

l’origine
le sexe
les mœurs
l’orientation
l’identité sexuelle
l’âge
la situation de famille
la grossesse
les caractéristiques génétiques
l’appartenance ou la non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race
les opinions politiques
les activités syndicales ou mutualistes
les convictions religieuses
l’apparence physique
le nom de famille
le lieu de résidence
l’état de santé
le handicap

La grille d’évaluation objective pour le recrutement constitue donc un outil pour lutter contre les discriminations à l’embauche, car elle élimine les biais subjectifs et les jugements préconçus. Fondée sur des critères pertinents et préétablis en amont de l’entretien, elle garantit aux candidats une évaluation impartiale et uniforme entre eux. Elle participe aussi à créer un environnement inclusif au sein des entreprises, à favoriser la diversité et à renforcer l’image de marque employeur .

Agil-Solutions accompagne donc les dirigeants de TPE-PME et les responsables de ressources humaines pour le recrutement de leurs futurs collaborateurs. Une fois l’offre de poste rédigée, nous les aidons à construire leurs premières grilles d’évaluation et à vérifier si :

celles-là sont objectives et non discriminantes
elles répondent à leurs besoins

Leur conception oblige le dirigeant à préparer ses entretiens d’embauche. Parce que le recrutement, c’est du concret, Agil-Solutions lui transmet les compétences et outils nécessaires pour sélectionner les meilleurs profils pour son entreprise.

A retenir : La grille d’évaluation objective pour le recrutement constitue un outil pour lutter contre les discriminations à l’embauche.

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Pourquoi mettre en place un rapport d’étonnement dans le cadre du recrutement ?

Les premiers jours dans une entreprise sont déterminants dans le parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur. Pour améliorer ce processus et faciliter son intégration, Agil-Solutions accompagne les dirigeants de TPE et PME dans la mise en place d’un rapport d’étonnement. Cet outil de management permet de bénéficier d’un regard neutre sur le fonctionnement de leur organisation au moment de la prise de poste de travail d’un collaborateur nouvellement recruté.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement est un outil stratégique de management des Ressources Humaines. Ce document est rédigé par les nouvelles recrues quelques semaines après leur intégration dans l’entreprise. Ces dernières ont pour mission de partager par écrit tout ce qu’elles remarquent ou qui les étonnent au sein de l’entreprise, que ce soit positivement ou négativement. Le rapport d’étonnement fait partie intégrante, aujourd’hui, des nouvelles pratiques managériales et se démarque par son aspect participatif. Cette note contribue à améliorer en continu l’entreprise.

A retenir : Le rapport d’étonnement est un outil stratégique de management des Ressources Humaines.

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Qui est à l’initiative du rapport d’étonnement ?

Si le rapport d’étonnement est rempli par le nouveau collaborateur durant la période d’intégration, il est avant tout à l’initiative de l’entreprise. Sa demande peut venir de tout supérieur hiérarchique ou du service RH pour identifier les axes d’amélioration de l’entreprise et renforcer l’engagement du nouvel arrivant. Le document à remplir lui est remis le premier jour au sein de l’entreprise. Un peu comme avec un journal de bord, la nouvelle recrue y consigne ses observations, ses critiques, ses attentes… Mis à jour régulièrement, ce journal permettra de constituer un rapport le plus complet possible de son expérience au sein de l’entreprise.

A retenir : Le rapport d’étonnement est à l’initiative de l’entreprise. Il permet de constituer un rapport de l’expérience du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise.

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Qui remplit un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement est rédigé par tout nouveau salarié rejoignant votre entreprise, même les stagiaires ou les alternants. Bien que ces derniers aient peu d’expérience professionnelle, leurs observations vous permettront de mieux les accompagner dans leur intégration professionnelle.

Cet outil peut aussi être utilisé lors de mobilité interne. L’adaptation à un nouvel environnement professionnel d’un collaborateur peut faire émerger des axes d’amélioration intéressants pour l’entreprise.

A retenir : Le rapport d’étonnement peut être rédigé par tout nouveau salarié rejoignant l’entreprise ou lors de mobilité interne.

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Pourquoi utiliser le rapport d’étonnement ?

Pour l’employeur

Quand un collaborateur intègre une entreprise, tout est nouveau pour lui. C’est à ce moment que sa motivation est au maximum. Avec le rapport d’étonnement, l’entreprise capitalise sur le passé du collaborateur et ses observations durant son parcours d’intégration pour :

identifier ce qui fonctionne bien dans l’entreprise
connaître ce qu’il a vu ailleurs et qu’il appréciait

Parce que le nouveau salarié n’est pas encore imprégné de la culture d’entreprise, de ses valeurs, de ses rituels, l’entreprise dispose d’une analyse objective de son fonctionnement, de ses atouts et faiblesses. Grâce à ce rapport d’étonnement, l’entreprise se confronte aux critiques, se remet en question en permanence et, surtout, améliore ses performances.

Pour le salarié

Rédiger un rapport d’étonnement facilite l’intégration du nouveau salarié. Cette démarche l’encourage à se questionner sur l’entreprise et à comprendre son fonctionnement. Elle le valorise aussi dès son arrivée et démontre que sa parole a de la valeur pour l’entreprise.

A retenir : Le rapport d’étonnement est bénéfique à la fois pour l’entreprise et le salarié. L’entreprise dispose d’une analyse objective et le salarié se sent intégré et valorisé dès son arrivée.

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Comment mettre en place le rapport d’étonnement dans son entreprise ?

Pour aider son collaborateur à rédiger son rapport d’étonnement, l’entreprise peut lui transmettre une trame constituée de questions ouvertes et fermées. L’objectif est de récolter de l’information sur ce qu’il a pensé :

du processus de recrutement
de son parcours d’intégration
de ses conditions de travail
du management
des valeurs de l’entreprise
de la qualité des relations entre les collaborateurs
de la communication interne
…

Le manager d’équipe ou le responsable RH doit aussi sensibiliser le nouvel arrivant à la portée de ce rapport et lui expliquer l’importance d’en soigner le rendu pour en tirer les meilleurs enseignements.

Toute l’organisation de l’entreprise est concernée par le rapport d’étonnement. Agil-Solutions accompagne les entreprises, quelle que soit leur taille, à concevoir la trame de cet outil et à l’intégrer dans leur processus d’intégration. Il se prépare durant la phase de recrutement pour adapter son contenu en fonction de ce que l’on sait du nouveau collaborateur.

A retenir : Le rapport d’étonnement implique l’ensemble de l’organisation de l’entreprise. Le manager d’équipe doit sensibiliser le nouveau salarié à la portée de ce rapport.

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Offre de poste - Choisir le canal de diffusion d’offre de poste

Face à un marché de l’emploi très concurrentiel, les entreprises doivent relever le défi de savoir bien rédiger leur offre d’emploi et, aussi, utiliser les bons canaux de diffusion. Agil-Solutions propose un accompagnement au recrutement pour les dirigeants de TPE et PME. Notre mission : faire en sorte que vous trouviez le profil adapté à vos besoins !

Comment faire une offre de poste ?

Avant de se lancer dans le recrutement d’un nouveau collaborateur, tout commence par une fiche de poste. Outil indispensable au sein d’un service Ressources Humaines, la fiche de poste décrit le métier pour lequel l’entreprise recrute : elle est la synthèse des informations indispensables à transmettre aux futurs candidats à l’offre de poste et des critères sur lesquels le recruteur sera intransigeant. La fiche de poste décrit donc précisément le poste à pourvoir et contient :

l’intitulé du poste
la description du poste, des tâches et des missions
le profil du candidat : compétences, savoir-faire et savoir-être attendus
l’environnement professionnel et les conditions de travail
les conditions d’engagement
les relations avec les autres postes au sein de l’entreprise

Aux côtés des dirigeants de TPE et PME ou de la direction des RH, Agil-Solutions apporte son expertise pour préparer la fiche de poste. Dans le cadre de ce travail, nous impliquons aussi le manager pour que l’offre de poste publiée soit en parfaite adéquation avec les besoins de son service.

A retenir : La fiche de poste est la synthèse des informations indispensables à transmettre aux futurs candidats à l’offre de poste.

Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions

Comment écrire son offre de poste ?

Pour attirer les bons candidats, écrire une offre de poste claire et concise permet de capter l’attention des personnes à la recherche d’un emploi. Agil-Solutions vous recommande de ne pas vous engager sur des choses que vous ne pouvez pas garantir. Pour un recrutement efficace, nous accompagnons les dirigeants de TPE et PME ainsi que les services RH lors de la rédaction de l’offre de poste. Celle-ci comprend les éléments suivants :

la présentation de l’entreprise : l’objectif est de donner un avant-goût de la culture d’entreprise
la description du poste avec ses missions : tout en étant exhaustive, cette description ne doit pas entrer dans les détails pour que le candidat puisse s’identifier
la partie rémunération : c’est le moment aussi de mettre en avant les avantages sociaux (primes, mutuelle, chèques cadeaux…) de votre entreprise
le type de contrat : il faudra préciser si c’est un CDI ou un CDD
les conditions de travail : pour certains candidats, la mention de “travail hybride” peut être un critère important au moment de postuler à une offre de poste
…

Pour gagner en efficacité, il convient d’avoir un modèle d’offre d’emploi à décliner sur les différents canaux de recrutement.

A retenir : l’offre de poste doit être claire et concise et vous engage sur les attendus du poste à pouvoir.

Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions

Comment diffuser son annonce de recrutement ?

Pour atteindre les bons profils, l’entreprise doit utiliser les bons canaux de diffusion de son offre de poste. Le choix du canal de recrutement dépend donc de ce que l’entreprise recherche. Selon Pôle Emploi, Internet est la voie n°1 pour trouver les futurs talents. Par ordre d’importance, les supports les plus utilisés pour recruter sont :

les sites Internet d’offre d’emploi
l’APEC
Pôle Emploi
les candidatures spontanées
les réseaux sociaux, tels que LinkedIn
la cooptation
le site Internet de l’entreprise
les cabinets de recrutement
la presse
etc….

Certains canaux sont aussi spécifiques à des emplois ou secteurs particuliers. Dans les métiers du numérique, le site Welcome to the jungle est le principal canal de diffusion des recrutements. Le site de l’APEC est plutôt consulté par des cadres.

Pour les entreprises qui diffusent leurs offres de poste sur les réseaux sociaux, Agil-Solutions leur recommande de jouer avec leur marque employeur afin de se différencier de la concurrence et asseoir leur identité employeur auprès des futurs candidats. Des marques, comme Coca Cola, recrutent en publiant des annonces sur Facebook. LinkedIn est aussi un réseau social sur lequel les utilisateurs regardent les postes à pourvoir.

A retenir : Pour atteindre les bons profils, l’entreprise doit utiliser les bons canaux de diffusion de son offre de poste.

Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions

Quand diffuser son offre d’emploi ?

Pour réussir son recrutement et trouver le profil adapté à son entreprise, il faut savoir publier l’annonce d’emploi au bon moment. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte pour le définir :

le type de poste
la disponibilité de candidats qualifiés
le processus de recrutement
…

Pour un poste stratégique, Agil-Solutions estime qu’il faut lancer le recrutement entre 4 et 5 mois avant la prise de fonction. En effet, il faut prévoir le temps de dédit, souvent 3 mois de préavis, et de passation de poste. Lorsqu’il s’agit d’une offre de poste pour faire face à un surcroît d’activité prévue à l’avance, nous recommandons de commencer le recrutement entre 1 et 2 mois avant le début du contrat de travail. Quoi qu’il en soit, mieux vaut éviter de se précipiter pour réussir son recrutement .

Enfin, Agil-Solutions préconise de prévoir un tuilage de poste, c’est-à-dire la formation du nouveau collaborateur par la personne qui quitte le poste. Prendre en compte la durée de cette formation est important pour réussir la passation de poste et, donc, anticiper suffisamment en amont le moment où publier l’offre d’emploi.

A retenir : Pour un poste clé, Agil-Solutions vous recommande de lancer votre recrutement entre 4 et 5 mois avant la prise de fonction.

Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions

Faut-il toujours recruter avec un CV ?

Dans le processus de recrutement, le curriculum vitae est le document attendu par la plupart des recruteurs pour évaluer les compétences et expériences d’un candidat. Pourtant, il est de plus en plus reconnu que la lecture d’un CV introduit des biais :

discrimination inconsciente liée à l’adresse, l’âge, le prénom, la photo…
préférence pour des candidats avec des parcours similaires à ceux des collaborateurs de l’entreprise
…

De plus en plus d’entreprises, comme Emerjean à Villeurbanne, osent recruter sans CV. Au-delà de l’approche technique basée sur les diplômes, elles mettent l’accent sur le savoir-être et la motivation. Elles se donnent la possibilité de rencontrer des profils atypiques qu’un CV aurait exclu.

Décider de recruter sans CV, c’est aussi (et surtout) instaurer une politique RH différente et modifier les habitudes de recrutement. Plus inclusif, ce processus de recrutement s’inscrit dans la démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises) : les entreprises sont les premiers acteurs du changement dans ce domaine. Agil-Solutions propose un accompagnement sur mesure pour les dirigeants qui veulent mettre en place ce type de recrutement au sein de leur entreprise.

A retenir : La lecture d’un CV introduit des biais. Recruter sans CV, c’est instaurer une politique RH différente et modifier ses habitudes.

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Avec Agil-Solutions, valorisons le capital humain de votre entreprise.

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Comment faciliter le recrutement des meilleurs talents ?

Le marché de l’emploi est très concurrentiel. Les dirigeants expriment souvent des difficultés à trouver les profils adaptés aux postes à pouvoir au sein de leur entreprise. Pour faciliter le recrutement des meilleurs talents, Agil-Solutions vous conseille d’avoir une politique RH bien structurée, du ciblage du candidat idéal jusqu’à la réussite de l’intégration d’un nouveau collaborateur. Découvrez 8 clés pour attirer vos futurs salariés.

Cibler le profil de votre candidat idéal

La première étape pour réussir le recrutement des meilleurs talents consiste à définir le profil recherché. En effet, en l’identifiant précisément, vous pourrez mettre en place une stratégie de recrutement adaptée.

Selon Agil-Solutions, tout commence par la rédaction de la fiche de poste qui synthétise toutes les informations relatives au poste à pourvoir, en particulier :

l’intitulé du poste
la place du candidat dans l’organigramme et son rattachement hiérarchique
la description du poste, des tâches et des missions principales
le profil du candidat : compétences, savoir-faire et savoir-être
l’environnement professionnel et les conditions de travail
les conditions d’engagement
les relations avec les autres interlocuteurs dans l’entreprise
le type de contrat (CDD ou CDI)

Grâce à cet outil de management RH, l’entreprise dispose des éléments pour rédiger ensuite son offre de poste et déterminer l’endroit où trouver le bon candidat.

A retenir : La première étape pour réussir le recrutement des meilleurs talents consiste à définir le profil recherché.

Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions

Valoriser le package de rémunération

Si la description du poste et les conditions de travail sont des critères importants pour postuler à une offre d’emploi, les candidats prêtent aussi une attention particulière au package de rémunération, en particulier aux avantages sociaux. Agil-Solutions vous recommande donc de mettre en avant ces derniers :

des avantages sociaux, comme les titres restaurants, les chèques cadeaux multi-enseignes, les chèques vacances, la subvention pour les activités sociales et culturelles…
le comité d’entreprise externalisé (solution d’avantages pour les salariés), quand l’entreprise n’a pas l’obligation d’en avoir un
une complémentaire du salarié qui va au-delà des minimas prévus par la loi
le plan d’épargne salarial
…

Tous ces éléments soulignent la volonté de l’entreprise d’améliorer le pouvoir d’achat de ses collaborateurs.

A retenir : Pour attirer les meilleurs talents, le package de rémunération, et en particulier les avantages sociaux, sont un critère tout aussi important que la description du poste ou les conditions de travail.

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Utiliser les bons canaux pour le recrutement des meilleurs talents

Même si un job board, comme Indeed, Regionsjob ou Monster, vous assure une grande visibilité pour votre annonce d’emploi, Agil-Solutions vous recommande de miser plutôt sur des job boards spécialisés par région ou secteur d’activité.

Dans votre stratégie de recrutement des meilleurs talents, nous vous recommandons aussi d’inclure les réseaux sociaux. Si, selon vos secteurs d’activité, certaines plateformes sont plus efficaces que d’autres, LinkedIn reste le réseau social incontournable pour communiquer autour de votre marque employeur et publier vos offres d’emploi.

A retenir : Agil-Solutions vous recommande de miser plutôt sur des job boards spécialisés par région ou secteur d’activité

Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions

Sourcer les meilleurs candidats

Partir à la chasse aux talents qualifiés peut aussi être une stratégie payante. Utilisée, en particulier, dans les secteurs d’activité très concurrentiels, cette méthode de recrutement des meilleurs talents permet de référencer des potentiels candidats et de les approcher directement. Le sourcing en RH permet de gagner du temps pour le dirigeant de TPE-PME et, surtout, de recruter des profils plus adaptés à son entreprise.

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Soigner sa marque employeur

Le marché de l’emploi est devenu en quelques années ultra-concurrentiel. Les entreprises n’ont qu’une ambition : attirer des candidatures très qualifiées. Les dirigeants d’entreprises, de la TPE à la grande multinationale, sont de plus en plus sensibilisés à l’importance de soigner leur image, en particulier sur Internet. Et, cela passe par le développement d’une stratégie de marque employeur pour mettre en avant ses valeurs et sa culture d’entreprise. L’enjeu est de se différencier de la concurrence et de se forger une identité forte en tant qu’employeur.

D’ailleurs, selon un rapport publié en 2020 par LinkedIn, la qualité de la marque employeur permet d’économiser en moyenne 50 % sur les coûts de recrutement et de réduire de 28 % le turnover. Soigner sa marque employeur facilite le recrutement des meilleurs talents et aide à les fidéliser.

Pour atteindre cet objectif, l’entreprise s’appuie sur des leviers marketing pour rendre son entreprise attractive comme :

partager du contenu sur les réseaux sociaux en montrant les coulisses de l’entreprise, en valorisant ses collaborateurs
avoir un site carrière de qualité pour faciliter les candidatures et mettre en ligne les offres d’emploi

A retenir : Soigner sa marque employeur facilite le recrutement des meilleurs talents et aide à les fidéliser.

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Mettre en place un programme de cooptation

Vos salariés sont vos meilleurs ambassadeurs. Vos futurs collaborateurs font peut-être partie de leur entourage. Instaurer un programme de cooptation au sein de votre entreprise vous donne donc l’occasion d’accéder à un nouveau vivier de candidats qualifiés.

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Proposer une expérience candidat réussie

L’image de marque employeur, c’est aussi l’expérience que vous allez offrir aux candidats. Dès la première phase d’approche, vous devez lui donner envie de rejoindre vos équipes tout en prenant en compte son ressenti. Pour réussir le recrutement des meilleurs talents, cela commence par une procédure simple pour postuler à l’offre d’emploi.

Ensuite, les candidats sont aussi sensibles à la qualité de communication durant tout le processus du recrutement. Nombre d’entre eux partagent aussi sur les réseaux sociaux leurs mauvaises expériences. Ils attendent une communication transparente et régulière, même en cas de refus de leur candidature.

Enfin, dans le processus de recrutement, quand un candidat vous a tapé dans l’oeil, Agil-Solutions vous conseille d’organiser un second entretien avec ses futurs collègues. Au-delà des compétences, l’entreprise doit orienter son recrutement vers l’humain et le savoir-être.

A retenir : Pour réussir le recrutement des meilleurs talents, il faut commencer par une procédure simple pour postuler à l’offre d’emploi. Une communication transparente et régulière est également indispensable.

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Fidéliser les nouveaux talents

Après le recrutement des meilleurs talents, l’entreprise doit soigner leur intégration parmi ses équipes pour les conserver. Agil-Solutions accompagne les dirigeants de TPE-PME pour réussir l’intégration des nouvelles recrues :

parcours d’intégration
rapport d’étonnement
attribution d’un référent
…

Parce que recruter n’est pas une fin en soi, l’enjeu pour les dirigeants est de limiter le turnover et de donner envie à ses collaborateurs de s’investir durablement dans l’entreprise.

Pour Agil-Solutions, l’humain doit être au cœur de la démarche de recrutement pour assurer la pérennité des activités des TPE et PME.

A retenir : L’enjeu pour les dirigeants est de limiter le turnover et de donner envie à ses collaborateurs de s’investir durablement dans l’entreprise.

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Formation recrutement : recrutez efficacement pour votre TPE ou votre PME

Quels sont les indicateurs permettant de valider un recrutement pour votre TPE ou votre PME ?

Lors d’une croissance d’activité ou d’une absence d’un collaborateur, vous aurez la possibilité de vous interroger sur la faisabilité d’un recrutement pour votre TPE ou votre PME.

En effet, le manager va identifier un écart entre le besoin en production et la capacité à produire par exemple. Pour valoriser sa demande en recrutement auprès de la direction des ressources humaines, il devra s’appuyer sur plusieurs indicateurs et notamment l’objectif du recrutement, la rentabilité d’intégrer un nouveau collaborateur, les besoins spécifiques nécessaires au sein de son équipe aujourd’hui et pour l’avenir en prenant en compte les perspectives d’évolution, et prévoir le temps de formation interne pour intégrer au mieux ce nouveau salarié.

En parallèle, toutes les entreprises ont une politique de recrutement qui leur est propre.

Cela dépend bien sûr du marché de votre TPE ou votre PME.

A retenir : pour recruter efficacement, appuyez-vous sur les besoins quantitatifs et qualitatifs du recrutement.

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Quels sont les éléments à prendre en compte dans le cadre d’un recrutement pour votre TPE ou votre PME ?

Pour bien débuter votre recrutement, nous vous conseillons de travailler sur l’identification des besoins en recrutement.

Nous entendons par là d’avoir une vision claire des compétences recherchées, du savoir, du savoir-faire et du savoir-être attendus de la part du futur candidat ainsi que sa qualification professionnelle et son expérience professionnelle.

Afin de coordonner l’ensemble de ces éléments, nous vous invitons à réaliser une fiche de poste et un profil de poste.

Ces outils sont essentiels avant de lancer le processus de recrutement qu’il s’agisse d’une mobilité interne ou d’un recrutement externe.

Les informations précises que vous retrouvez pour votre recrutement sont les suivantes :

Intitulé de poste
Statut
Place dans l’organigramme
Missions principales
Missions secondaires
Interlocuteurs
Conditions de travail (dont le type de contrat)
Savoirs
Savoir-faire/compétences
Savoir-être

Le profil de poste découlera naturellement de la fiche de poste.

Ce profil est plus synthétique et pourrait être apparenté à un portrait-robot de votre nouveau collaborateur idéal.

Le profil de poste vous permettra de préparer l’annonce à publier pour recruter.

A retenir : pour recruter efficacement, préparez votre fiche de poste et votre profil de poste.

Pour plus d’informations, contactez vos experts Agil-Solutions

Quels acteurs interviennent pour recruter dans votre TPE ou votre PME ?

Lorsque vous avez besoin de recruter pour votre TPE ou votre PME, le supérieur direct du futur candidat est le premier concerné.

En revanche, à chacun son métier. Recruter ne s’improvise pas.

Selon votre organisation et le profil de candidat recherché, vous confierez la recherche de candidat et tout le processus de recrutement au responsable des ressources humaines (DRH), au dirigeant, au recruteur externe, à une agence d’intérim, à un cabinet de recrutement, à un chargé de recrutement, aux responsables des ressources humaines, à l’assistant ressources humaines, etc.

Les possibilités sont multiples. Le collaborateur expérimenté, dont ce sont les missions, aura une vue globale dans l’entreprise pour les embauches et la gestion des carrières. Le collaborateur expérimenté peut également participer. Connaissant les missions, il pourra être un allié et donnera une vision globale de l’entreprise.

Il sera votre meilleur allié pour vous donner de la visibilité sur la gestion des ressources humaines et des recrutements dans votre TPE ou votre PME.

Après un premier travail d’identification du besoin, de publication de l’offre et de préparation aux entretiens de recrutement, nous vous conseillons d’impliquer le supérieur direct du futur candidat afin de valider ensemble toutes les compétences, connaissances et savoir-être nécessaires à une intégration réussie et au bon fonctionnement de l’équipe.

A retenir : Le recrutement est validé en binôme entre le recruteur et le futur supérieur hiérarchique.

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Quelles actions à mettre en place pour réussir le recrutement pour votre TPE ou votre PME ?

La liste des actions à mener pour recruter efficacement est dense.

Nous vous conseillons une check-list pour valider tous les points.

Identification du besoin en recrutement :

Diagnostic et définition du poste

Recherche de candidats :

Mobilité interne ou recrutement externe
Rédaction de l’offre de poste
Identification des canaux de distribution de l’offre

Première sélection des CV à réception des dossiers de candidatures :

Tri des CV
Prise de contact avec les candidats (entretiens téléphoniques, tests, entretiens individuels et/ou collectifs)

Réalisation des entretiens d’embauches :

Invitation des candidats
Évaluation des aptitudes personnelles et professionnelles (grille d’évaluation objective)

Choix du nouveau collaborateur :

Donner une réponse à tous les candidats (même ceux non retenus. Cela contribue à la valorisation de votre marque employeur)
Préparer le contrat et le parcours d’intégration du nouveau collaborateur
Accueillir et intégrer le nouveau collaborateur

Lorsque vous travaillerez au profil de poste, vous devrez connaître les différents niveaux de qualifications qui existent afin de rechercher le meilleur candidat.

Aujourd’hui les possibilités sont multiples :

CFA
Bac pro
BTS, UIT
VAE
Bachelor
Master
Grande école
Ecole d’ingénieur
MBA
etc

Lors des entretiens d’embauche, vous pourrez insister sur le projet professionnel des candidats, comment ils contribuent à travailler sur leur employabilité dans l’entreprise, comment ils développent leurs compétences et nous vous conseillons de chercher à en savoir plus sur leur savoir-être.

Selon le profil du candidat, de plus en plus d’entreprises proposent des parcours de formation interne et la mise en place d’un tutorat. Le point fort d’une telle pratique est d’intégrer toujours mieux le nouveau collaborateur. Il pourra également, à l’issue de son parcours d’intégration, compléter un rapport d’étonnement.

A retenir : pour recruter efficacement, utiliser notre check-list afin de valider tous les points essentiels à un recrutement durable.

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Quels outils utiliser pour rechercher mes candidats au recrutement ?

Pour publier vos annonces de recrutement, il existe de nombreux outils.

Certains sont payants et d’autres gratuits.

Pour effectuer votre sourcing ou publier une offre de poste, nous vous inviterons à choisir le canal de diffusion et de recherche adapté au profil de poste recherché.

Ainsi vous pourrez toucher des candidats « demandeurs d’emploi » dont les offres sont disponibles sur le site de Pôle Emploi, des candidats en « insertion professionnelle », des candidats actifs sur les réseaux professionnels tels que Linkedin ou Indeed ou encore publier vos offres sur des sites spécialisés selon votre métier.

Quel que soit votre choix, nous vous invitons à utiliser des jobboards multicanaux afin d’optimiser votre recherche de candidat sans pour autant devoir renouveler la publication de vos offres autant de fois que vous utilisez d’outils.

A retenir : Pour recruter efficacement et optimiser votre recherche en candidats, privilégiez les outils avec une diffusion large et les jobboards multicanaux.

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Quels contrats de travail existent aujourd’hui pour recruter dans votre TPE ou votre PME ?

Comment bien choisir le contrat de travail pour son nouveau collaborateur ?

Dès lors que vous avez identifié le besoin en recrutement, le choix du contrat devient en général une évidence. Bien sûr il peut y avoir quelques spécificités.

Les contrats les plus fréquemment utilisés sont les CDD (contrat à durée déterminée) et le CDI (contrat à durée indéterminée).

Plusieurs contrats viennent compléter ces possibilités :

Alternance
Professionnalisation
Apprentissage
Intérimaire
etc

Le meilleur contrat est celui qui correspond à votre besoin.

Pour une période de forte activité saisonnière par exemple, nous vous conseillerons un CDD.

A retenir : pour recruter efficacement, choisissez le contrat de travail qui correspond à votre besoin.

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Quelle sera la valeur ajoutée de la formation « recrutez efficacement pour votre TPE ou votre PME ? »

Recruter est une mission stratégique importante pour votre TPE ou votre PME.

La formation « recrutez efficacement pour votre TPE ou votre PME » vous permettra de mettre en place quelques bonnes pratiques à respecter afin de ne pas perdre de temps ni d’argent.

Savez-vous qu’un tiers des nouveaux collaborateurs quittent leur poste dans les 12 mois qui suivent leur intégration ?

Pour apprendre à recruter efficacement, nous vous proposerons de nombreuses mises en pratiques.

Vous viendrez construire et optimiser vos outils de recrutement, votre check-list, réaliser des jeux de rôle adaptés à vos besoins.

Nos formations sont réalisables en inter-entreprise ou intra-entreprise.

Suivre une formation avec Agil-Solutions permet de se former sur différents thèmes de gestion des ressources humaines et du management.

Agil-Solutions est organisme de formation, certifié Qualiopi. Vous pourrez ainsi bénéficier d’un accompagnement par votre OPCO.

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La fiche de poste

Utilisez-vous la fiche de poste dans votre TPE ou Pme pour préparer vos recrutements ?

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

La fiche de poste est un outil RH indispensable au sein du service ressources humaines.

La fiche de poste permet au recruteur de déterminer de manière claire et distincte les compétences, le savoir-faire et le savoir-être du futur candidat. La fiche de poste décrit le métier pour lequel on recrute un nouveau collaborateur.

Il s’agit plus précisément d’une synthèse permettant d’identifier les informations indispensables à transmettre aux candidats et de lister les critères sur lesquels le recruteur ne transigera pas.

Voici les éléments que nous retrouvons sur la fiche de poste :

Le statut et la catégorie du futur candidat dans l’entreprise
La place du candidat au sein de l’organigramme et son rattachement hiérarchique
Les missions principales du poste
Les activités et tâches du poste
Les interlocuteurs du candidat une fois en poste dans l’entreprise
Les conditions de travail salarié
Le savoir attendu
Le savoir-faire et les compétences requises
Le savoir-être
Poste en CDI/CDD ou autre

Le savoir, les compétences et le savoir-être seront des éléments clefs de succès.

Les recruteurs s’appuient de plus en plus sur ces points stratégiques en complément des softs skills.

Vous l’aurez compris, votre objectif est d’attirer le meilleur candidat et de le fidéliser.

A retenir : La fiche de poste est une fiche-métier mise en place par le DRH permettant d’identifier les compétences nécessaires au recrutement.

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A quoi sert la fiche de poste ?

En plus d’être un véritable atout pour la marque employeur, la fiche de poste va permettre aux responsables RH ou aux directions de ressources humaines d’établir un cahier des charges exhaustif concernant le candidat à recruter.

En réalisant des fiches de postes pour l’ensemble des postes dans votre TPE ou PME, vous disposerez d’une vue d’ensemble des postes occupés.

Cette approche donnera une vision globale qui, d’un point de vue stratégique servira à la gestion des emplois et des compétences.
La fiche de poste peut être envisagée comme une fiche de description du poste.

Cette fiche de poste est un préalable à la préparation de l’offre de poste qui sera publiée pour le recrutement tant à l’interne (mobilité interne) de la TPE ou de la PME qu’à l’externe.

Sur la fiche de poste, vous rédigerez un profil de poste et décrirez les fonctions du futur candidat.

La fiche de poste s’inscrit dans un processus de GRH (gestion des ressources humaines).

Au-delà du recrutement, la fiche de poste est un outil de communication interne valorisant les missions des salariés et sert de référentiel dans l’entreprise.

Chaque collaborateur visualise les missions et les activités avant de candidater auprès de votre TPE ou PME.

Il est courant de constater que certaines entreprises, dont les besoins en recrutement sont réguliers, laissent à disposition sur leur site internet cette fiche de poste pour les candidats externes ou sur le SIRH (système d’information des ressources humaines) pour les salariés.

Ainsi tous les candidats intéressés peuvent postuler, même de façon spontanée.

A retenir : la fiche de poste est un outil pour gérer les emplois et les carrières et décrire un poste.

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Que contient la fiche de poste ?

Pour être la plus exhaustive possible, la fiche de poste doit décrire avec précision le poste à pourvoir mais aussi les qualifications attendues du candidat.

Son contenu :

L’intitulé du poste
Une description du poste et des missions
Le profil du candidat : savoir-être et savoir-faire attendus (compétences techniques)
L’environnement et les conditions d’exercice (lieu, horaires…)
Les conditions d’engagement (rémunération, type de contrat…)
Les relations avec les autres postes

Comment utiliser une fiche de poste dans le cadre d’un recrutement ?

Après avoir élaboré votre fiche de poste et votre profil de poste, vous disposez d’un document vous permettant de préparer l’entretien de recrutement.

Cette fiche de recrutement vous conduira naturellement à préparer votre grille d’évaluation objective pour valoriser l’ensemble des candidats que vous recevrez. La grille d’évaluation met en exergue, au premier coup d’œil, quel candidat répond le mieux aux attentes.

Cet outil permet d’identifier de manière efficiente les points forts et les points de vigilance de chaque candidat.

Votre fiche de poste accompagne la direction des ressources humaines tout au long du processus de recrutement.

Il peut être opportun d’évoquer l’environnement de travail sur la fiche de poste. Néanmoins, cet élément reste à développer lors de l’entretien de recrutement.

La fiche de poste peut être évolutive selon les salariés et être revisitée lors de l’entretien annuel d’évaluation.

A retenir : La fiche de poste fait apparaitre le type de contrat de travail et toutes les compétences devant être mentionnées sur l’offre de poste.

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Qui prépare la fiche de poste ?

Dans les TPE et les PME le service RH ou l’administration du personnel prépare la fiche de poste dans le cadre d’une GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) ou d’un recrutement.

Quelle que soit l’organisation de la société, le manager direct est toujours impliqué dans ce travail afin que l‘offre de poste publiée soit en totale adéquation avec le besoin.

Le manager fera une description exhaustive de son besoin en recrutement auprès de la direction des ressources humaines. Le service RH pourra ainsi rédiger une fiche de poste adaptée.

Cette description du poste sera soumise pour relecture et fera office de reformulation du besoin par le service RH vers le manager.

Tout le travail autour du recrutement sera réalisé en collaboration entre le service ressources humaines et le service ayant fait la demande de recrutement.

Une fois cette première étape passée, le service ressources humaines réalise le travail évoqué précédemment.

La présélection qui suivra sera également réalisée dans le cadre du processus de recrutement par le service ressources humaines et le chargé de recrutement.

Le manager interviendra lors des entretiens pour valider les candidatures et réaliser le choix final.

Ce processus s’inscrit dans la gestion des ressources humaines et surtout dans la gestion des talents.

A retenir : La fiche de poste est gérée par le service RH, le DRH, le chargé de recrutement lorsqu’il s’agit d’un recrutement traité en interne. Cet outil de gestion est primordial pour traiter toutes les actions à réaliser dans le cadre d’un recrutement.

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Qui utilise les fiches de postes ?

A ce jour, les grandes entreprises sont rompues à l’exercice de la création de fiche de poste et de profil de poste.

Selon leur taille, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences leur impose une tenue claire des postes, missions et fonctions occupés dans l’entreprise. Cet outil ne s’adresse pas seulement aux employeurs.

Il peut également être mis en place par des cabinets de recrutements ou de sourcing afin de reformuler au mieux le besoin de leurs clients. Bien sûr vous retrouverez aussi cet outil dans les sociétés d’emplois temporaires, pour embaucher un intérimaire, un profil en CDI ou en CDD.

L’utilisation de la fiche de poste dès le premier recrutement vous facilitera la tâche et favorisera la structuration de vos ressources humaines. Cela rendra également les processus de recrutement plus simples.

Une bonne organisation du recrutement est un élément rassurant pour le futur candidat qui se sentira attendu et donc valorisé.

A retenir : La direction des ressources humaines utilise cette fiche de poste pour clarifier l’organigramme et adapter la gestion prévisionnelle de l’emploi dans l’entreprise.

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